Переход на электронные трудовые книжки. Как подготовиться?

Что нужно знать о переходе на электронные трудовые книжки

Теперь работодатели могут не заполнять привычные книжки, а заменить их электронной версией. Потому что 16 декабря 2019 года внесли поправки в ТК РФ, которые приравняли электронную версию к бумажному документу.

Данные о профессиональной деятельности предоставляются и хранятся на серверах Пенсионного фонда.

Что это значит для наемных сотрудников?

  • Если вы имеете стаж, то можете продолжать пользоваться бумажной версией. При последующем устройстве на новую работу вы будете предоставлять трудовую книжку.
  • Если вы уже трудоустроены, но хотите перейти на ЭТК, то при последующем приеме на работу необходимо предъявлять и сведения, и бумажный носитель.
  • Если трудоустраиваетесь в 2021 году впервые, то ограничитесь только электронной версией.
До 1 января 2021 года нужно заполнить заявление и выбрать тип ведения: в электронном виде или бумажном. НЕ подавать заявление можно при наличии уважительной причины: длительный отпуск, болезнь или отстранение от работы.

Обязанности работодателя

Организации отвечают за ведение электронных трудовых – формируют информацию о сотрудниках и передают их в ПФР (подробности в новой статье ТК 66.1). Неважно, какую форму книжки выберет работник – сведения все равно отправляются в Пенсионный фонд.

По заявлению сотрудника компания обязана предоставить ему сведения о трудовой деятельности в течение 3 рабочих дней или в день увольнения.

Работодателю необходимо изменять недостоверную или некорректную информацию о сотрудниках. Делается это по заявлению работника.

На закрепление всех изменений и подготовку дается один год, на уведомление работников – 6 месяцев.

Как перейти на ЭТК?

Целый год дается компаниям, чтобы осуществить переход на электронные трудовые книжки. Какие действия нужно предпринять?

  1. Подготовить документацию. Просмотрите локальные нормативные акты и должностные инструкции, внесите изменения в них, если они противоречат/не учитывают новые законы.
  2. Организуйте отправку сведений в ПФР. Офис должен быть технически оснащен для отправки ЭТК по форме СЗВ-ТД. При необходимости приобретите или обновите информационные системы кадрового учета.
  3. Уведомите сотрудников. До 1 июля 2020 года вы должны разъяснить изменения в законодательстве, предложить выбрать форму сбора сведений о профессиональной деятельности, собрать согласия.

Как должно выглядеть уведомление об электронных трудовых книжках? Министерство труда не дает четких указаний. Известно, что оно должно предоставляться в письменной форме, можно уведомить каждого сотрудника отдельно или собрать подписи под единым документом.

Что делать с бумажными книжками?

Сотрудникам, которые выбрали подачу электронных данных, бумажные трудовые книжки выдаются на руки. Перед этим в них вносится запись о переходе на ЭТК. Больше работодатель не имеет никакого отношения к документу: не вносит туда записи, не отвечает за ее хранение и т.п.

На кого подаются данные?

В ФЗ №27 об индивидуальном персонифицированном учете говорится, что данные передаются на всех зарегистрированных сотрудников. То есть неважно, есть ли у работника СНИЛС, идут ли отчисления в Пенсионный фонд.

Если ваш специалист – иностранец, сведения на него все равно положено передавать в ПФР.

Совместители и дистанционные специалисты

При уведомлении сотрудников необходимо объяснить изменения в законах, ссылаясь на статью 66.1 ТК РФ. В статье говорится, что оформлять трудовые можно только по основному месту работы. Это значит, что работодатель не должен уведомлять совместителей.

С дистанционными работниками нужно поступить следующим образом: если вы ведете их трудовые, то обязаны уведомить. Если между вами заключен договор найма, по которому не делается запись в книжку, то предупреждать сотрудника не нужно – вы не сможете сделать запись о переходе на ЭТК или продолжить вести бумажный вариант документа.

Сведения в ПФР. Что должны содержать?

  • Информацию о месте работы (наименование, регистрационный номер страхователя);
  • Реквизиты документов (приказов, распоряжений), которые являются основанием для проведения кадровых мероприятий;
  • Данные о приеме на должность, переводах, об увольнении и его основании;
  • Информация о том, хочет работник оставить бумажный вариант или выбирает ЭТК.

Сроки предоставления

Данные отправляются с 1 января 2020 года. Сведения подаются до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проводились кадровые изменения.

Примеры:

  • Специалист переведен на руководящую должность 3 февраля. Данные о кадровых изменениях должны предоставить до 15 марта.
  • Фирма поменяла название 14 марта – запись об этом вносится в ПФР до 15 апреля.
В случае приема или увольнения на передачу данных дается 1 день после издания приказа.

Порядок подачи информации

На правила передачи данных влияет численность штата. Если за отчетный период на вас работало более 25 сотрудников, то информация об их трудовой деятельности подается только онлайн и подписывается квалифицированной ЭП.

Если сотрудников меньше, то можно принести сведения на бумажном носителе в территориальное отделение ПФР.

Возникли вопросы о переходе на ЭТК?
Напишите нам!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Ваш регион - Москва?

ДаНет

Стабильно расширяемся, открывая офисы в новых городах.