Новости по правилам применения электронных подписей

• Что уже поменялось в правилах использования ЭП
• Разновидности ЭП, которые можно получить сейчас  
• Как подписываем отчетность до сентября
• Кто оформляет электронные подписи
• Что собой представляет МЧД
• Получаем КЭП по-новому

Подписывать отчетность стало значительно проще. Теперь это могут делать сотрудники (например, бухгалтеры) своей личной электронной подписью физлица. Но для этого на них придется оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Возможность применения ЭП без МЧД пока остается, но с 1 сентября 2023 года воспользоваться ей уже не получится. Рассмотрим все новшества подробнее.

Что уже поменялось в правилах использования ЭП

В рамках работ по обеспечению информационной безопасности, упрощения ЭДО, оптимизации деятельности ФНС и иных проверяющих органов власти предприняли следующее:

1. Оставили право оформления ЭП только за ФНС и доверенными удостоверяющими центрами (УЦ) с успешно пройденной аккредитацией. Теперь руководство и ИП могут получить ЭП только у них.
2. Сделали так, что оформить на себя ЭП может только руководитель компании, представляющий ее интересы без доверенности. С такой подписи ни главбух, ни иное лицо не сможет сделать копию. При этом есть возможность оформить на простого бухгалтера личный сертификат физлица и МЧД.

Что касается обязательного перехода на МЧД, то его планировали завершить до начала 2023 года, но перенесли на сентябрь. Это связано с санкционной политикой, которая и помешала запланированному переходу на МЧД. Теперь у налоговиков появилась возможность провести настройку своих систем. А владельцы бизнеса могут пока обучить свой персонал работе с МЧД, подготовить соответствующие приказы, протестировать МЧД в системе ЭДО.

 До сентября месяца еще можно пользоваться уже полученными сертификатами, в которых есть ФИО владельца и название ООО. 

Разновидности ЭП, которые можно получить сейчас  

Учитывая все новшества, резонно задаться вопросом о том, а какими подписями можно пользоваться в 2023 году? Ответ на этот вопрос дает ст.5 ФЗ РФ №63. В ней четко сказано, что действительными считаются простая, неквалифицированная и квалифицированная подписи. Рассмотрим каждую более детально.  

1. Простую подпись вы можете получить в процессе регистрации на одном из сайтов. Она представляет собой связку «логин-пароль». Но ее недостаточно для отправки в госорганы отчетности, заверения документов, участия в торгах и прочее.
2. С помощью неквалифицированной подписи вы можете обмениваться документами с контрагентами либо внутри компании. ФНС и другие госорганы не примут отчеты с такой подписью.
3. Только с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) вы сможете без опаски наладить документооборот с контрагентами, работниками на удаленке, сдавать отчеты в ФНС и другие органы. КЭП обладает достаточным уровнем защиты и ее можно получить в налоговой либо в аккредитованном удостоверяющем центре.

Оформить КЭП вы можете как на физлицо, так и на компанию. В первом случае отчетность подписывается человеком, а не юрлицом. То есть, госслужащие по подписи не поймут, какую именно организацию представляет подписант. Такие КЭП могут использоваться гражданами в личных целях либо одновременно в нескольких фирмах, естественно, при наличии МЧД.

Если оформляется подпись на компанию, то она будет выдана на руководителя, который имеет право представлять интересы общества без доверенности. Такая КЭП не копируется и не передается другим людям.

Получить подпись на компанию, которая помимо данных о руководителе содержала сведения о сотруднике, вы уже не сможете. Но использовать такие КЭП можно до конца августа 2023 года.

Как подписываем отчетность до сентября

Пока разрешено заверять документацию по-старинке с помощью КЭП компании, которая выдана на должностное лицо (например, главбуха). В таком ключе зашифрована  информация, как о самой фирме, так и о ее сотруднике.

Вы уже можете подписывать отчетность сотрудником, на которого оформлена МЧД. То есть, документ будет заверен подписью физлица.

До конца августа вам доступны оба метода подписания документации. Но с 01.09.2023 для этого вы сможете использовать КЭП, выданную на имя руководства, либо подпись физлица с МЧД.

Кто оформляет электронные подписи

Здесь все просто: физлицо, как работник общества, или ИП может получить ЭП и МЧД в одном из аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ). Обычному гражданину достаточно просто ЭП без МЧД.

Руководитель фирмы/ИП может получить ЭП на юрлицо/ИП в налоговой или у ее доверенного лица. Для получения ключа достаточно просто направить в ФНС соответствующий запрос.

Что собой представляет МЧД

Доверенность на бумажном носителе и МЧД равнозначны по своему действию. Последняя создается и заверяется руководством, а храниться она в формате XML. В электронный документ нужно внести информацию о работнике, на которого оформляется МЧД, а также данные об обществе. Бланк МЧД можно найти в программе 1С или на сайте ФНС. Заполнить документ может сам директор либо сотрудник, после чего первый заверит его ЭП.

Получаем КЭП по-новому                   

Для этого до конца августа 2023 года либо по завершению срока действия ключа, но до указанной даты, руководству ООО либо предпринимателю нужно лично приехать в налоговую либо доверенный центр. Направлять туда другого человека, пусть даже с нотариальной доверенностью, бесполезно. Ему ничего не отдадут.

Если вы решили получать подпись у фискалов, можете поехать к ним в любой рабочий день без предварительной записи. Вас примут в порядке очереди. С собой возьмите паспорт и свидетельства, доказывающие ваши полномочия, а также сертифицированный токен. Прямо в налоговой вы заполните заявление, после чего вы получите КЭП.

Если вы решили получить подпись на сотрудника у доверенного лица налоговой, это не займет много времени. В большинстве случает достаточно направить соответствующее заявление по электронке. После идентификации работники центра найдут для вас новый токен и оформят сертификат.

Вы уже сегодня можете заняться оформлением МЧД и обновленной КЭП. Причем мы советуем не откладывать это на потом. Ближе к августу ажиотаж начнет усиливаться, достигнув своего апогея к середине-концу месяца. А если вы успеете получить КЭП и МЧД до начала сентября, ваш бизнес на какой-то период выпадет из ЭДО. А это приведет к неприятным последствиям, сами понимаете.