Откуда взять сведения для заполнения отчета 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ вызывает много вопросов. Если учитывать, что самое большое количество изменений касается налога на доходы физических лиц, то нетрудно представить, что бухгалтеры каждый раз ищут новые ориентиры, откуда черпать сведения, чтобы данные в отчете были отражены корректно.

Что показать в разделе 2 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 состоит из нескольких цифр, по которым налоговый орган ориентируется, сколько налога и в какой срок должен уплатить налоговый агент. Инспектор сравнивает цифры в поданных в течении квартала уведомлениях и делает вывод о том, как налоговый агент исполняет свои обязанности. Если сумма меньше, то будут начислены пени.

Но основным является второй раздел, в котором подробно расписан алгоритм расчета НДФЛ в общем за налоговый период, и приведены цифры по срокам уплаты. Поэтому для его заполнения понадобится более обширная информация, в частности:

• Налоговая ставка, применяемая на данном листе расчета. Если имеются сотрудники, доход которых превысил 5 млн рублей, то их нужно сгруппировать и внести показатели на другой лист. Таким образом, всех плательщиков налога нужно разделить на две категории: уплачивающие налог по основной и повышенной ставке
• Число физических лиц, получивших доход. Здесь нужно учитывать, что в эту строку попадают не только штатные сотрудники, но и исполнители по ГПХ. Не нужно учитывать физлиц, которые являются самозанятыми или предпринимателями. Показатель рассчитывается с начала. Если сотрудник уволился в течение налогового периода, его все равно нужно включать в общее количество
• Общая сумма дохода рассчитывается с начала календарного года
• Вычеты. Сюда нужно включить все виды преференций, которые предоставлены физлицу-плательщику налога
• Налоговая база является результатом вычитания суммы вычетов и расходов из доходов
• Сумма НДФЛ, рассчитанная с начала определяется умножением налоговой базы на ставку НДФЛ, указанную в строке 100 листа
• Не удержанная, излишне удержанная и возвращенная сумма налога

Исходя из этого, работодателю нужно заранее определиться, откуда почерпнуть актуальные сведения.

Налоговый регистр по НДФЛ — основание для составления отчета

Ведение учета доходов, вычетов и суммы удержанного НДФЛ — обязанность каждого налогового агента. Форму документа организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет в учетной политике компании.

Для удобства все сведения группируются в таблицу, в которой присутствуют графы:

• Доход за месяц
• Доход с начала года
• Рассчитанный и фактически удержанный НДФЛ
• Сумма не удержанного и излишне удержанного налога.

В шапке документа приводится ФИО сотрудника, должность, налоговая ставка. Если она в течение года меняется (при превышении сумма дохода свыше 5 млн рублей), то заводится новый лист на данного сотрудника.

Работодатель вправе вносить в форму дополнительные сведения: например, дату рождения, реквизиты договора, на основании которого осуществляется сотрудничество.

Регистр учета заводится на каждое физлицо вне зависимости от того, по какому договору выплачиваются доходы. Не нужно заводить регистр на лиц, которые самостоятельно уплачивают налоги. В отношении них компания не является налоговым агентом. 

При заполнении 6-НДФЛ из реестра берутся все необходимые сведения. Количество лиц, получающих доходы, указанное в расчете, должно совпадать с числом карточек по расчету НДФЛ.

Отсутствие налоговых регистров по НДФЛ и расхождение в суммах, указанных в них, с приведенными в отчете, влечет наложение штрафа.