Что нужно знать о переходе на электронные трудовые книжки

Теперь работодатели могут не заполнять привычные книжки, а заменить их электронной версией. Потому что 16 декабря 2019 года внесли поправки в ТК РФ, которые приравняли электронную версию к бумажному документу.

Данные о профессиональной деятельности предоставляются и хранятся на серверах Пенсионного фонда.

• Если вы имеете стаж, то можете продолжать пользоваться бумажной версией. При последующем устройстве на новую работу вы будете предоставлять трудовую книжку.
• Если вы уже трудоустроены, но хотите перейти на ЭТК, то при последующем приеме на работу необходимо предъявлять и сведения, и бумажный носитель.
• Если трудоустраиваетесь в 2021 году впервые, то ограничитесь только электронной версией.

Организации отвечают за ведение электронных трудовых – формируют информацию о сотрудниках и передают их в ПФР (подробности в новой статье ТК 66.1). Неважно, какую форму книжки выберет работник – сведения все равно отправляются в Пенсионный фонд.

По заявлению сотрудника компания обязана предоставить ему сведения о трудовой деятельности в течение 3 рабочих дней или в день увольнения.

Работодателю необходимо изменять недостоверную или некорректную информацию о сотрудниках. Делается это по заявлению работника.

Целый год дается компаниям, чтобы осуществить переход на электронные трудовые книжки. Какие действия нужно предпринять?

1. Подготовить документацию. Просмотрите локальные нормативные акты и должностные инструкции, внесите изменения в них, если они противоречат/не учитывают новые законы.
2. Организуйте отправку сведений в ПФР. Офис должен быть технически оснащен для отправки ЭТК по форме СЗВ-ТД. При необходимости приобретите или обновите информационные системы кадрового учета.
3. Уведомите сотрудников. До 1 июля 2020 года вы должны разъяснить изменения в законодательстве, предложить выбрать форму сбора сведений о профессиональной деятельности, собрать согласия.

Как должно выглядеть уведомление об электронных трудовых книжках? Министерство труда не дает четких указаний. Известно, что оно должно предоставляться в письменной форме, можно уведомить каждого сотрудника отдельно или собрать подписи под единым документом.

Сотрудникам, которые выбрали подачу электронных данных, бумажные трудовые книжки выдаются на руки. Перед этим в них вносится запись о переходе на ЭТК. Больше работодатель не имеет никакого отношения к документу: не вносит туда записи, не отвечает за ее хранение и т.п.

В ФЗ №27 об индивидуальном персонифицированном учете говорится, что данные передаются на всех зарегистрированных сотрудников. То есть неважно, есть ли у работника СНИЛС, идут ли отчисления в Пенсионный фонд.

Если ваш специалист – иностранец, сведения на него все равно положено передавать в ПФР.

При уведомлении сотрудников необходимо объяснить изменения в законах, ссылаясь на статью 66.1 ТК РФ. В статье говорится, что оформлять трудовые можно только по основному месту работы. Это значит, что работодатель не должен уведомлять совместителей.

С дистанционными работниками нужно поступить следующим образом: если вы ведете их трудовые, то обязаны уведомить. Если между вами заключен договор найма, по которому не делается запись в книжку, то предупреждать сотрудника не нужно – вы не сможете сделать запись о переходе на ЭТК или продолжить вести бумажный вариант документа.

• Информацию о месте работы (наименование, регистрационный номер страхователя);
• Реквизиты документов (приказов, распоряжений), которые являются основанием для проведения кадровых мероприятий;
• Данные о приеме на должность, переводах, об увольнении и его основании;
• Информация о том, хочет работник оставить бумажный вариант или выбирает ЭТК.

Данные отправляются с 1 января 2020 года. Сведения подаются до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проводились кадровые изменения.

Примеры:

• Специалист переведен на руководящую должность 3 февраля. Данные о кадровых изменениях должны предоставить до 15 марта.
• Фирма поменяла название 14 марта – запись об этом вносится в ПФР до 15 апреля.

На правила передачи данных влияет численность штата. Если за отчетный период на вас работало более 25 сотрудников, то информация об их трудовой деятельности подается только онлайн и подписывается квалифицированной ЭП.

Если сотрудников меньше, то можно принести сведения на бумажном носителе в территориальное отделение ПФР.