Как в бухучете отражать расчеты с поставщиками и подрядчиками

Работа организации невозможна без взаимодействия с контрагентами. Компании обмениваются между собой товарами и услугами, производят оплату. Все операции по поставке товара оформляются документально и регистрируются в бухгалтерском и налоговом учете. Как вести учет по поступлению товаров и услуг? На каком счете ведутся расчеты с контрагентами? Ответы на эти вопросы в данной статье.

Документальное оформление поставки товаров и услуг

Сотрудничество между продавцом и покупателем начинается с заключения договора поставки. Обычно инициатива по установлению цены, обозначению условий поставки и иных важных моментов исходит от поставщика. Покупатель изучает текст договора и вносит правки. Когда стороны приходят к взаимным соглашениям, то договор подписывается в двух экземплярах: один остается у поставщика, второй — у покупателя. 

К подписанию договора нужно подходить ответственно, так как он служит основным документом при возникновении судебных споров. 

Если договор предусматривает предоплату, то поставщик отправляет покупателю счет, в котором указывается:

• Название, ИНН/КПП продавца
• Наименование, ИНН/КПП покупателя 
• Название товара/услуги
• Сумма предоплаты.

Сумма указывается с НДС или без налога в зависимости от применяемой поставщиком системы налогообложения. НДС указывается по расчетной ставке. Документ подписывается руководителем (ИП) и главным бухгалтером.

При отгрузке товара/оказании услуги выписывается накладная или акт выполненных работ. Организации (ИП) на общей системе налогообложения обязаны выставить счет-фактуру. Законодательно предусмотрен еще один документ, объединяющий накладную и счет-фактуру — УПД. Но о применении этого документа стороны должны договориться.

Расчет за полученный товар/оказанную услугу производится с расчетного счета или из кассы. Последний вариант имеет ограничение по сумме. В день можно уплатить не более 100 тысяч рублей по одному договору. Имеются другие способы оплаты товара, например, вексель. Об этом способе оплаты нужно упомянуть в договоре.

Бухгалтерский учет расчетов

Для операций по расчету с поставщиками и подрядчиками применяется счет 60. К нему открываются субсчета:

• 60.1 — расчеты с поставщиками и подрядчиками
• 60.2 — расчеты по авансам.

При получении счета на предоплату бухгалтер делает проводку: Д 60.2 К 51. Когда осуществлена поставка товара, кредитуется счет 60.1, а дебет счета выбирается в зависимости от содержания хозяйственной операции:

• Счет 10, если поставляются сырье и материалы
• Счет 41, если осуществляется поставка товара
• Счета 20, 23, 25, 26, 44 —  по оказанным услугам.

Если организация применяет общую систему налогообложения, то НДС отражается на счете 19 в корреспонденции со счетом 60. Если применяется УСН, то стоимость товаров и услуг отражается с НДС на счетах учета ТМЦ и затрат. Оплата отражается проводками Д 60.1 К 51 (50. 55). Зачет аванса фиксируется проводкой Д 60.1 К 60.2.

Налоговый учет расчетов

При получении счета-фактуры от поставщика сведения фиксируются в Книге покупок, как и авансовые счета-фактуры. В налоговых регистрах по налогу на прибыль расчеты не отражаются. 

Что касается налогового учета УСН, то здесь затраты формируются по оплаченным товарам и услугам. Сведения вносятся в Книгу доходов и расходов.

Коротко о главном

Расчеты с поставщиками и подрядчиками учитываются на счете 60. Основанием для отражения операций служат первичные документы. Для учета НДС используются полученные и авансовые счета-фактуры.