Как заполнить ЕФС- 1 при приеме на работу нового сотрудника

Работодатели, выступая в роли страхователей, обязаны известить Социальный фонд о начале трудовых отношений с новым физическим лицом. Причем сделать это нужно не только в отношении штатных единиц, но и лиц, заключающих трудовой договор. Для этого компании/ИП дается крайне короткий срок. Если не подать вовремя форму ЕФС-1, последует штраф.

Какие листы формы нужно заполнить

Единая форма сведений — объемный отчет. В нем имеется несколько блоков информации, которые заполняются определенными данными. При приеме нового сотрудника нужно внести сведения:

• В титульный лист
• В раздел 1 в подразделах 1 и 1.1.

Кадровики уже сдавали подобный отчет в прошлом году, но в 2024 он дополнен новыми сведениями.

Заполнение титульного листа: какие сведения указать

Первый лист, который принято называть титульным, содержит информацию о работодателе.

Требуется заполнить:

• Номер, присвоенный работодателю при регистрации компании/предпринимателя в качестве страхователя. Вновь открытому бизнесу присваивается номер Социального фонда. У кого он отсутствует, следует указать номер, присвоенный ранее в ПФР
• Наименование работодателя
• ИНН/КПП. КПП не указываются индивидуальными предпринимателями
• Коды статистики. В основном при проверке отчета сотрудники СФР обращают внимание на ОКВЭД
• Телефон для контакта

В конце титульного листа ставится ФИО и подпись руководителя (предпринимателя).

Что указать в подразделе 1

Подраздел полностью посвящен сведениям о физическом лице, в отличие от подраздела 1.1, где приводится информация о начале трудовой деятельности. В подразделе 1 следует заполнить строки, где указывается:

• ФИО
• ИНН
• СНИЛС
• Дата рождения.

Также здесь нужно внести сведения о гражданстве сотрудника и статус. 

В данном случае работник является застрахованным лицом в отношении работодателя-страхователя.

Заполнение подраздела 1.1

Этот блок представляет собой таблицу. Заполнение некоторых граф вызывает затруднение. Для внесения информации о приеме на работу сотрудника отведена отдельная строка для каждого. Если в один день устраиваются на работу несколько новых сотрудников, то в таблице заполняется несколько строк по числу принятых.

Строка начинается с номера. Это — порядковый номер. Нумерация начинается с единицы.

Далее необходимо указать дату заключения трудового договора. Она является началом трудовой деятельности. Далее обозначается кадровое событие. В случае приема штатного сотрудника это будет “ПРИЕМ”. Для сотрудников, принятых на работу в район Крайнего Севера, нужно заполнить графу 4.

Основная информация содержится в 5 и 6 графах. Здесь указывается не только штатная должность, но и ОКЗ. Код означает выполняемую функцию. Если сотрудник работает по совместительству, то об этом нужно проинформировать Социальный фонд, поставив один из кодов:

• 1 — если совместитель будет работать бессрочно
• 1.1 — если договор предусматривает сотрудничество до 6 месяцев 
• 1.2 — если в договоре указан срок, но более 6 месяцев.

Для дистанционных сотрудников и тех, кто работает неполный день, также следует указать соответствующие коды.

Отчет сдается в электронном виде. Но небольшие компании/ИП, имеющие в штате не более десяти человек, могут отчитаться на бумаге. Работодателю дается два дня для предоставления отчета в СФР: день приема и следующий после него.

Если Вам нужна помощь профессионалов, то всегда можно к нам.