Расчет с подотчетными лицами в 2024 году

Не всегда поступление товаров и услуг осуществляется на основании договора. Иногда их оплачивают сотрудники организации. Подотчетные суммы выдаются также при направлении физического лица в командировку.

Кому выдаются подотчетные суммы

В 2024 году нет ограничений в отношении того, кому можно выдавать подотчетные суммы. Не запрещено предоставлять деньги на расходы не только сотрудникам организации, но и лицам, сотрудничающим с компанией по гражданско-правовому договору. Также организация вправе отправить в командировку сотрудников компании-партнера.

Вся ответственность по возврату средств и по предоставлению авансового отчета ложится на плечи организации. Поэтому нужно предусмотреть ответственность за несвоевременное предоставление авансового отчета и установить срок возврата неиспользованных средств.

Для этого разрабатывается и утверждается локальный акт. С ним следует ознакомить всех подотчетных лиц под роспись.

Как выдаются деньги в подотчет

Ранее существовал один способ получения — выдача наличных денег из кассы. Сейчас многие организации и предприниматели оформляют корпоративные карты. Если операция по выдаче наличных денег оформляется довольно просто:

• Выписывается расходный кассовый ордер
• Документ подписывается руководителем и главным бухгалтером
• Подотчетное лицо пишет в расходном кассовом ордере сумму прописью и ставит подпись в получении денег.

Если предусматривается использование корпоративных карт подотчетными лицами, то нужно наладить документооборот по ним. Он включает в себя:

• Учет пластиковых носителей
• Составление перечня лиц, которым доступны банковские карты
• Ведение журнала по движению банковских карт
• Установление лимита средств, которые переводятся на карту
• Порядок и сроки отчетности по израсходованным суммам.

При отражении банковских карт нужно помнить, что пластиковый носитель — собственность банка, а денежные средства на ней могут быть заемными и собственными. Это зависит от вида банковской карты: дебетовая или кредитная.

Как подотчетники отчитываются по полученным деньгам

Срок отчетности законодательно установлен только для командировочных расходов. Он ограничивается тремя днями после возвращения из командировки. По остальным подотчетным суммам срок сдачи авансового отчета устанавливается организацией самостоятельно.

Авансовый отчет содержит информацию:

• ФИО подотчетного лица
• Цель, на которую выданы средства
• Сумму отчёта
• Таблицу с перечнем документов, подтверждающих расходы.

Отчет проверяет бухгалтер. Если в нем присутствуют документы, не соответствующие требованиям законодательства, то они могут быть отклонены. Подотчетное лицо обязано принести исправленные бумаги или вернуть деньги.

Какие требования предъявляются к первичным документам

Бумаги, при помощи которых подотчетное лицо отчитывается о полученных средствах, должны содержать обязательные реквизиты:

• Название контрагента, выдавшего документ
• Название документа
• Наименование товара, услуги
• Цена за единицу и полная стоимость
• Подпись ответственных лиц.

Если организация (ИП) работает с применением онлайн-кассы, то прилагается кассовый чек.

Командированные лица могут проживать в частном секторе. Для этого нужно подтвердить понесенные расходы за проживание. С арендодателем заключается договор аренды жилого помещения и предоставляется расписка о передаче денежных средств арендодателю.

Коротко о главном

В 2024 году работодателям предоставляется свобода в отношении выдачи подотчетных сумм. Деньги в подотчет можно выдавать не только сотрудникам, но и подрядчикам, и представителям деловых партнеров. Для безопасности нужно разработать локальный акт по работе с подотчетниками.