Как по ЕФС-1 отчитаться при приеме сотрудника на работу

ЕФС-1 — специфический отчет. На титульном листе не проставляется период, за который он предоставляется. Количество листов зависит от того, по какому поводу сдается форма. В частности, ее предоставляют в Социальный фонд, когда принимают на работу сотрудника. В этом случае он становится застрахованным лицом, а работодатель — страхователем.

Какие разделы заполнить при приеме сотрудника на работу

Отчет ЕФС-1 — объемный. В него входит несколько разделов, касающихся кадровых событий и уплаты страховых взносов от несчастных случаев на производстве, а также в отношении стажа застрахованных лиц.

При приеме нового работника не нужно заполнять все. Сведения вносятся в подразделы 1 и 1.1 Раздела 1. При приеме на работу также заполняется титульный лист.

Какие сведения указать в титульном листе

Первая страница отчета выглядит традиционно. Здесь следует указать:

• Название страхователя. В его качестве может выступать юридическое лицо и ИП
• Рег. номер. Его присваивает Социальный фонд. Если у компании отсутствует рег. номер СФР, то используется присвоенный ранее в ПФР
• ИНН/КПП
• Стат. коды. Наибольший интерес представляет ОКВЭД. Остальные больше нужны при заполнении отчета государственными (муниципальными) учреждениями
• Телефон и почта
• ФИО руководителя/ИП, их подпись.

Сложности при заполнении титульного листа не возникает.

Что указать в подразделе 1

Этот блок информации затрагивает персональные данные лица, с которым заключен трудовой договор. Традиционно указываются ФИО, СНИЛС, гражданство, дата рождения, ИНН.

Внесенные сведения нужно тщательно проверить, так как по ним будет формироваться будущая пенсия сотрудника. 

Что указать в подразделе 1.1

Этот блок представляет собой таблицу и заполнить его не так просто, как предыдущие страницы. Здесь нужно раскрыть полную информацию о трудовой деятельности вновь принятого специалиста. Информация распределена по графам:

• В первой  — порядковый номер
• Во второй — дата, с которой действует трудовой договор. По сути, это — дата, когда начинается сотрудничество работника и работодателя
• В третьей — номер договора
• Четвертая предназначена для сведений в отношении сотрудников, которые работают в районах Крайнего Севера
• В пятой — трудовая функция, то есть, должность, согласно штатному расписанию. Сюда нужно внести коды, предусмотренные для бессрочных и срочных трудовых договоров
• В шестой проставляется ОКЗ. Его подбирает само предприятие. Одной и той же должности могут соответвовать разные трудовые функции. Здесь нужно дополнительно отметить сотрудников, которые работают дистанционно или на дому
• Седьмая предназначена для заполнения при увольнении сотрудника
• С 8 по 10 вносятся сведения о приказе на прием на работу.

При заполнении отчета нужно помнить, что для каждого случая предусмотрены разные коды, например, при заключении срочного трудового договора ставятся коды “0.1” или “0.2”.

Когда еще предоставить ЕФС-1

Не только прием сотрудника по трудовому договору является поводом для передачи сведений о начале сотрудничества. Форму нужно передать, если с физ. лицом заключается договор гражданско-правового характера. Принцип заполнения такой же, только нужно применять коды, соответствующие данной категории застрахованных лиц.

Срок подачи сведений для любого начала сотрудничества — следующий день после подписания договора сторонами.