Как выдать деньги в подотчет в 2024 правильно

Не всегда можно рассчитаться за товар и услугу банковской платежкой или наличными из кассы. Иногда приходится отправлять сотрудника к контрагенту, выдав деньги в подотчет. Также оформляются командировочные расходы, вне зависимости от цели поездки. По каким правилам нужно выдавать деньги в подотчет в 2024 году? 

Каким документом оформляется выдача денег в подотчет

Старый и проверенный способ — выдача наличных из кассы по расходному кассовому ордеру (РКО). Документ оформляется на унифицированном бланке. На него не распространяется правило, что компания может разработать форму документа самостоятельно. В нем присутствуют реквизиты:

• Название организации, выдавшей деньги в подотчет
• Дата составления
• Номер документа. Он должен соответствовать указанному в кассовой книге и в журнале выдачи РКО
• ФИО подотчетного лица
• Сумма: цифрами и прописью
• Паспортные данные подотчетника
• Подписи кассира, руководителя и главного бухгалтера.

В РКО лицо, получившее деньги, пишет сумму прописью и ставит подпись и число, когда они получены.

В настоящее время многие работодатели приобретают корпоративные карты, которые выдают сотруднику под расписку. На них с расчетного счета компании перечисляются средства, за которые впоследствии держатель карты предоставляет отчет.

Если компания использует подобный способ расчета с подотчетными лицами, то нужно разработать локальный акт, в котором закреплены правила использования корпоративных банковских карт.

Не будет нарушением, если средства, выдаваемые в подотчет, будут переведены на зарплатную карту.

Какой отчет предоставляет сотрудник

Подотчетные лица отчитываются об израсходованных средствах посредством сдачи авансового отчета. Для командировочных расходов законодательно предусмотрен срок  — 3 дня после возвращения из командировки. В остальных случаях организация самостоятельно определяет период, в течение которого подотчетник должен отчитаться за полученные суммы. В настоящее время отменен запрет выдачи денег, если по предыдущему авансу подотчетник отчитался не полностью.

Как составить авансовый отчет

В документе должны присутствовать обязательные реквизиты:

• Название компании, откуда получен аванс
• Дата составления документа
• ФИО подотчетника
• Суммы выданные
• Сумма по отчету
• Таблица с приведенными данными о расходных документах.

По первичным документам требуется указать номер, дату выдачи, от кого получен товар/услуга, сумма.

Авансовый отчет проверяет бухгалтер и утверждает руководитель. При сверке сопоставляются суммы, выданные из кассы или перечисления на банковскую карту, наличие и правильность оформления указанных в авансовом отчете первичных документов.

Что делать, если сотрудник не сдал отчет

В этом случае руководитель вправе издать приказ об удержании подотчетных сумм из зарплаты сотрудника. Чтобы обезопасить себя, компания должна предусмотреть в положении о подотчетниках размер суммы, больше которой нельзя выдавать в подотчет. Сделать это можно в общем по организации или списочно по каждому подотчетному лицу.

Можно ли выдавать подотчетные суммы лицу, не состоящему в штате компании

Законодательством не запрещено выдавать денежные средства представителям контрагентов, лицам, работающим по договору ГПХ, но следует помнить, что при этом ответственность на себя берет руководитель компании.