Первичные документы в бухгалтерском учете: как оформлять, исправлять и хранить

• Виды первичной документации
• Как оформлять первичные документы
• Как исправлять первичные документы
• Сколько хранить первичные документы

Первичными документами в бухучете принято называть документы, которые фиксируют хозяйственные события предприятия. Они являются основанием для отражения операций на счетах. Если первичного документа нет, либо он составлен неправильно, бухгалтер не имеет права составить проводки и учесть расходы по сделкам.

Виды первичной документации

В зависимости от особенностей составления документы могут быть:

• Внешними и внутренними;
• Унифицированными и неунифицированными;
• Бумажными и электронными.

Также различают «первичку», которая отражает изменение активов и обязательств в разных участках бухгалтерского учета.

К ней относятся документы:

• По учету имущества (акты о приеме-передаче, акты о списании, накладная, инвентарная карточка);
• По учету материалов (товарная накладная, карточка учета МПЗ, требование-накладная);
• По учету оплаты труда (расчетно-платежная ведомость, табель учета рабочего времени);
• По учету финансовых операций (приходный и расходный кассовые ордера, авансовый отчет, кассовая книга).

Каждый первичный документ составляется в момент совершения факта хозяйственной деятельности или сразу после его завершения. Но чтобы подтвердить реальность операции и избежать проблем с проверяющими органами, его нужно заполнить правильно.

Как оформить первичные документы

С 1 января 2013 года большинство первичных документов разрешается составлять не по установленным государством образцам. Формы заполнения в организациях утверждает руководитель. Тем не менее, каждый такой документ должен содержать перечень обязательных реквизитов. Если часть из них отсутствует, налоговая оспорит факт свершившейся сделки.

 В первичных документах должны содержаться следующие сведения:

• Название и дата оформления;
• Реквизиты фирмы-составителя;
• Суть отражаемой операции;
• Величина измерения (вес, количество, стоимость) товара или услуги;
• Общая сумма сделки;
• Подписи и расшифровки ответственных сотрудников с инициалами.

Полный список реквизитов «первички» содержится в статье 9 закона № 402-ФЗ.

Унифицированные первичные документы, установленные регулятором или Госкомстатом, заполняются только по одной форме. К ним относятся банковские, кассовые документы и товарно-транспортная накладная.

Для принятия к учету документы должны быть оформлены на русском языке. Сведения на иностранном языке переводятся построчно (заверять перевод у нотариуса, кроме случаев, предусмотренных Гаагской конвенцией, не нужно).

Стоимость сделок может быть указана в рублях, условных единицах и другой валюте.

Наличие печати на документах не регламентируется – кроме бланков, для которых печать обязательна: доверенностей, накладных по госзакупкам, акта о несчастном случае на производстве.

Документы также могут быть оформлены в электронном виде. Чтобы они имели силу, их нужно заверить любой электронной подписью.

Как исправлять первичные документы

Иногда при заполнении бланков ответственный сотрудник может допустить ошибку. Документы разрешается исправлять – если это не платежное поручение и не кассовый ордер.

Коррекция производится следующим образом:

• Неправильные сведения зачеркиваются одной чертой (чтобы было можно ознакомиться с написанным);
• Сверху или на свободном месте проставляется нужная запись;
• Пишется слово «исправлено»;
• Указывается дата корректировки и подпись должностного лица с расшифровкой.

Вносить исправления в документ должен служащий, который допустил неточность. Если он уже не работает, изменить «первичку» может работник, которого приняли на эту должность или директор фирмы.

Печать при корректировке ставить не нужно, кроме случаев, когда исправляется больничный лист – в разделе, который заполняет работодатель. Если ошибка допущена медицинским работником, такой лист нетрудоспособности оформляется заново.

Сколько хранить первичные документы

Отсутствие «первички» на предприятии на протяжении периода ее хранения – грубое нарушение в учете. Оно наказывается штрафом до 30 тысяч рублей. Большинство документов нужно держать в архиве не меньше 5 лет. Причем, отсчет начинается с года, следующего за датой их составления.

По истечении этого срока документы разрешается уничтожить. Сделать это можно самостоятельно или передав в специализированную организацию. По факту проведения процедуры составляется акт.

По некоторым документам срок хранения увеличен. К примеру, кадровую документацию (лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, расчеты по страховым взносам), ведомости по выплате дивидендов нужно хранить не менее полувека. А регистрационные документы, формы, подтверждающие имущественные права, протоколы о собраниях собственников нужно иметь под рукой на протяжении всего срока деятельности предприятия.